Politique de confidentialité

La consultation de l’ensemble des pages du site www.multiburo.com, auquel est également rattaché le site e-Tempo https://booking.multiburo.com/ (ci-après ensemble « le Site ») est possible sans que vous ayez à révéler votre identité ou toute autre information à caractère personnel vous concernant.

Néanmoins, dans le but de vous permettre d’utiliser certaines fonctions ou services de notre Site (« les Services »), nous avons besoin de collecter des informations à caractère nominatif vous concernant.

Les Services comprennent notamment :

• La réservation en ligne d’une salle de réunion  ou d’un bureau via notre service e-Tempo;
• L’envoi de formulaires de contact afin d’être rappelé par l’un de nos commerciaux ou d’obtenir des informations sur nos services et produits.

La transparence concernant les données que nous collectons à votre sujet, leur protection et leur confidentialité sont essentielles et au cœur de nos préoccupations.

Avec l’entrée en vigueur du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (« le Règlement Européen »), ces engagements de confidentialité et de transparence ont trouvé un nouvel écho dans nos préoccupations et nous espérons que la présente politique de confidentialité reflète fidèlement cet état d’esprit.  

Conformément à la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel, à savoir la Loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Européen, nous vous fournissons ci-après les informations légales requises.

1. Quelles sont les informations que nous recueillons ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour fournir, prendre en charge et personnaliser nos Services.

Pour la première utilisation du service e-Tempo, vous devez créer vos conditions de connexion ou d’utilisation du Service en nous communiquant vos nom et prénom, adresse e-mail, votre numéro de téléphone et le nom de votre société. Par la suite, vous pourrez vous connecter au Service avec l’identifiant personnel et le mot de passe que vous aurez créé. Si vous êtes déjà client MULTIBURO, vous avez la possibilité de vous connecter avec votre numéro client et votre email.

Pour l’utilisation de notre service de demande de contact, il vous est demandé de communiquer vos nom et prénom, adresse e-mail, votre ville, votre numéro de téléphone et le nom de votre société.

Ces données, à savoir : votre identifiant, votre adresse e-mail, vos nom et prénom, votre numéro de téléphone, votre numéro client constituent les données personnelles que nous traitons au sens du Règlement Européen et sont indispensables pour l’utilisation de nos Services.

Eu égard à ses obligations légales telles que prévues par la législation nationale et européenne contre le blanchissement d'argent, MULTIBURO est tenue d'identifier ses clients ainsi que leurs bénéficiaires. En conséquence, nous demanderons certaines informations et certains documents concernant le Client et/ou nous consulterons les bases de données appropriées à cet effet.  Ces informations et documents, que nous pourrons demander et/ou obtenir d'un tiers, peuvent inclure la preuve de l'origine des fonds, au début et ensuite ponctuellement durant notre relation avec le Client. Les sources nécessaires à une telle vérification peuvent inclure de la documentation que nous vous réclamons et/ou provenir de sources en ligne. Nous conserverons les informations personnelles pertinentes telles que mentionnées ci-avant pour une durée minimum de 5 ans à compter de la date de notre dernier échange avec le Client et ce, dans le respect de nos obligations résultant du Règlement UE pour la Protection Générale des Données ou de toute autre législation similaire au niveau mondial, ou pour une période plus longue dans la mesure où nous y serions tenus en vertu de nos obligations règlementaires ou de nos obligations en terme de responsabilité professionnelle. Au terme de cette période, nous pourrons détruire ces dossiers sans aucun préavis complémentaire et sans engager notre responsabilité.

2.Dans quels buts recueillons-nous ces informations,
pour quelle durée et à qui nous les transmettons ?

Le traitement de vos données personnelles est destiné à vous permettre d’utiliser nos Services et de bénéficier de leurs fonctionnalités et ce, gratuitement.

Ce traitement permet également de vous identifier lorsque vous utilisez notre service e-Tempo et de pouvoir vous répondre et/ou vous recontacter lorsque vous formulez une demande de renseignements via notre (rubrique « Demande express »).

Ce traitement permet également de vous identifier et de recueillir les données nécessaires de facturation lorsque vous réservez en ligne une salle de réunion via notre site https://booking.multiburo.com/ . L’ensemble des données à caractère personnel vous concernant que nous sommes amenés à recueillir dans le cadre du paiement en ligne de ce Service sont également soumises aux présentes.

Pour chaque champ d’information, nous nous efforçons d’indiquer s’il doit être obligatoirement renseigné ou s’il s’agit au contraire d’une information facultative. Vous avez toujours la possibilité de ne pas nous transmettre une information en choisissant de ne pas utiliser le service ou la fonction pour laquelle cette information est exigée. Nous ne serons alors pas en mesure de vous offrir ce service ou cette fonction.

Ces données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le groupe MULTIBURO si vous êtes client. Puis ces données sont conservées pour une durée supplémentaire de dix années pour nos archives et obligations légales et administratives.  

Dans les autres cas, ces données sont conservées pendant toute la durée d’utilisation du Service, puis une durée complémentaire de deux ans.

Les destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel ainsi collectées sont les collaborateurs de nos centres d’affaires en ce compris nos services informatique et marketing.  

3. Utilisation de vos données personnelles
à des fins publicitaires et commerciales

Conformément à la législation française et européenne, et avec votre consentement lorsqu’il est requis, nous pourrons utiliser les données que vous nous fournissez via les Services auxquels vous souscrivez à des fins de présentations de nos autres ou nouveaux services, d’envoi de notre newsletter, d’invitation à des évènements ou à toute autre communication susceptible de vous intéresser.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à ces envois à en décochant la case afférente dans votre compte ou en cliquant sur le lien de désinscription fourni dans chacune de nos communications.

4. Où sont hébergées vos données ?

Les données personnelles que nous recueillons par l’utilisation que vous faîtes de nos Services sont conservées dans l’Union Européenne et ne sont pas transmises pour être traitées à des tiers autres que ceux visés au point 2. ci-dessus.

Nous précisons que, pour la prospection, les données sont hébergées aux Etats-Unis par notre éditeur de logiciels ORACLE, lequel est certifié en politique de sécurité des données reconnue par la Commission Européenne sous le nom « Privacy Shield ».

Vos données personnelles peuvent cependant être remises à une autorité ou une entité administrative ou toute autre personne pour :

• Nous conformer à des obligations légales, règlementaires, judiciaires ou administratives ;
• Protéger les droits ou les biens du Groupe MULTIBURO ou de nos clients, y compris l’application des présentes conditions d’utilisation et pour en constater les éventuels manquements ;
• Déceler, éviter ou traiter les actes frauduleux qui seraient faits sur le Site ;
• Nous prémunir ou agir dès lors que nous pensons en toute bonne foi que cet accès ou cette divulgation est nécessaire pour préserver la sécurité personnelle des utilisateurs du Site, des employés et clients du Groupe MULTIBURO ou du public.

Dans un tel cas, nous nous engageons à ne divulguer que les données personnelles strictement requises dans le cadre de la règlementation française et européenne.

5.Comment assurons-nous la confidentialité
et la sécurité de vos données personnelles ?

Nous prenons toutes les précautions appropriées pour protéger vos informations personnelles dont la confidentialité et la sécurité nous sont essentielles.

Nous mettons ainsi tous nos meilleurs efforts en œuvre pour protéger ces données à un degré de sécurité conforme aux normes et usages en vigueur.

Ainsi, lorsque vous êtes connecté aux Services, le protocole sécurisé « https » est présent sur chacune des pages du site où vous naviguez.

En outre, chacun de nos collaborateurs signe une charte informatique et confidentialité des données dans laquelle il s’engage à ne traiter que les données des personnes physiques strictement en lien avec son portefeuille clients ou ses missions et son poste.

Enfin, les données que nous recueillons sont hébergées, sauvegardées et archivées selon des moyens matériels et des protocoles sécurisés, contrôlés régulièrement et surveillés quotidiennement afin de garantir la sécurité du système d'information.

6. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Lorsque cela est prévu par la législation française et européenne, vous avez le droit d’obtenir une copie des données personnelles vous concernant que nous détenons (droit d’accès). Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et de vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande.

Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la législation française et européenne.

Vous disposez également, en ce qui concerne vos données personnelles, du droit de demander la rectification ou l’effacement de celles-ci ou encore une limitation de leur traitement, ou le droit de vous opposer au traitement, ou encore le droit à la portabilité de vos données.

Ces droits sont exercés dans les cadres et limites du Règlement Européen.

Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations vous concernant lorsque la législation française ou européenne nous l’impose ou lorsque nous avons un motif légitime de le faire. C’est par exemple le cas, si nous estimons que vous avez commis une fraude ou violé nos Conditions Générales d’Utilisation et que nous souhaitons éviter que vous contourniez les règles applicables au Site.

En outre vous vous engagez à nous fournir sur notre Site, pour l’utilisation de nos Services des informations complètes, exactes, valides et à jour. Nous rappelons que vous pouvez fermer votre compte ou vous désinscrire de nos Services à tout moment. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre mort. Pour exercer vos droits, contactez-nous selon les modalités indiquées à l’article 10 ci-dessous.

Enfin, le Règlement Européen vous permet d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en la matière, qui est en France la CNIL, la Commission nationale Informatique et Libertés sise 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07.

7. Cookies et technologies semblables

 Pour en savoir plus, consultez la rubrique Mentions légales.

8. Confidentialité de votre mot de passe

Vous êtes responsable de la confidentialité du mot de passe que vous avez choisi pour créer votre compte et accéder à nos Services. Vous vous engagez à conserver ce mot de passe secret et à ne le communiquer à personne ou de restreindre sa communication aux personnes que vous employez et bénéficiant de nos Services, cette communication étant alors faire sous votre entière responsabilité.

9. Liens vers d’autres sites internet et réseaux sociaux

Notre Site peut occasionnellement contenir des liens vers les sites internet de nos partenaires ou de sociétés tierces. Veuillez noter que ces sites internet ont leur propre politique de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des informations collectées lorsque vous cliquez sur ces liens. Nous vous invitons à prendre connaissance des politiques de confidentialité de ces sites avant de leur transmettre vos données personnelles.

10. Modification de notre politique de confidentialité
Demande relative à vos données personnelles

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique de confidentialité. Lorsque cela est nécessaire, nous vous en informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité.

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles ou aux cookies, vous pouvez nous contacter à l’adresse [email protected] ou en adressant un courrier à l’adresse du Responsable de traitement mentionnée ci-dessous.

11. Responsable de traitement des données
et Délégué à la protection des données